top of page

Jak przygotować się do wdrożenia robotyzacji w firmie – Kodeks dobrych praktyk

Ilość korzyści wynikających z wdrożenia robotyzacji procesów biznesowych przekonuje coraz większą liczbę firm do rozważenia zastosowania tego rozwiązania. Według badania PwC przeprowadzonego wśród 699 CEO z 67 krajów/regionów 76% z nich wskazało, że trend w kierunku automatyzacji będzie mieć trwały efekt. Natomiast w badaniu Deloitte ponad 80% badanych zgadza się ze stwierdzeniem, że robotyzacja w znaczący sposób przyczynia się nie tylko do redukcji kosztów, ale również poprawy satysfakcji z wykonywanej pracy.


Jednak zanim jeszcze rozpocznie się proces uruchamiania robotów i ich współpracy z pracownikami w firmie – liderzy, kierownicy i managerowie zespołów muszą podjąć kilka ważnych decyzji i działań. Stojąc przed wyborem dziesiątek lub nawet setek procesów, wyłonienie tych, które są najbardziej odpowiednie do automatyzacji, może stanowić poważne wyzwanie. Jak zatem przygotować się do wdrożenia robotyzacji procesów biznesowych w firmie?

 

Zdefiniuj potrzeby biznesowe

 

Przed rozpoczęciem procesu wdrożenia RPA istotne jest zrozumienie potrzeb firmy. Analiza celów strategicznych, identyfikacja obszarów wymagających optymalizacji oraz określenie oczekiwań wobec robotów są kluczowymi krokami. Bez jasnego zdefiniowania celów, trudno będzie określić, które procesy są priorytetowe, i od których warto rozpocząć wdrażanie robotyzacji w firmie. Potrzeby biznesowe różnią się w zależności od branży, rodzaju organizacji oraz jej etapu rozwoju, jednak do najczęstszych powodów, dla których firmy decydują się na zatrudnienie robotów zaliczamy:


·       optymalizacja i redukcja kosztów,

·       zwiększenie efektywności operacyjnej,

·       duże wahania wolumenów pracy,

·       sezonowość,

·       minimalizacja ryzyka popełnienia błędu,

·       podniesienie jakości pracy,

·       łagodzenie skutków niedoborów siły roboczej.


 

Uważaj na przeszkody

 

Wprowadzenie automatyzacji procesów biznesowych, to złożony proces wymagający starannego planowania i skoordynowanego działania. Przygotowanie się do wdrożenia RPA obejmuje nie tylko techniczne aspekty implementacji, ale także zarządzanie ludźmi, analizę procesów oraz utrzymanie zgodności z przepisami prawa. W związku z tym, warto zwrócić uwagę na kilka obszarów, które mogą stanowić potencjalne przeszkody.

Mając już zdefiniowane potrzeby biznesowe należy dokładniej przyjrzeć się procesom. Kluczowe jest dogłębne zbadanie i zrozumienie, jakie następujące po sobie kroki podejmowane są w danym procesie, oraz w jaki sposób są one ze sobą powiązane. Pomocna tutaj może okazać się instrukcja przygotowana przez pracownika, który obsługuje proces i jest za niego odpowiedzialny. Należy upewnić się, że:


·       dane przetwarzane w procesie mają postać cyfrową,

·       w procesie nie występuje CAPTCHA,

·       wykonanie czynności nie wiąże się z uwierzytelnianiem wieloetapowym,

·       zadanie nie bazuje na eksperckiej wiedzy pracownika,

·       kroki następujące po sobie wykonywane są według określonej instrukcji.


Warto zadbać również o otwartą komunikację z pracownikami. Opór z ich strony może utrudnić adaptację robotów w firmie. Konieczne jest, aby pracownicy wiedzieli co to jest RPA, rozumieli korzyści płynące z automatyzacji, a także byli odpowiednio przeszkoleni, aby efektywnie współpracować z robotami.


Przygotuj listę procesów, które chcesz poddać automatyzacji


Roboty doskonale sprawdzą się w wykonywaniu powtarzalnych zadań, które często narażone są na ludzkie błędy. Pozwalają na szybkie uzyskanie zamierzonych celów biznesowych i znacząco usprawniają efektywność wykonywanych procesów. Jak odpowiednio przygotować listę procesów, które warto poddać automatyzacji?

Idealnymi procesami dla robotów okażą się te, w których:


·       zadania wykonywane są zawsze według ściśle określonego schematu,

·       wolumeny pracy podlegają wahaniom sezonowym,

·       wykorzystuje się do ich obsługi mysz i klawiaturę,

·       generowane są liczne błędy numeryczne i literowe,

·       przetwarzane są duże liczby danych wrażliwych,

·       wymagane jest kopiowanie i przeklejanie treści,

·       pracownicy wykonują swoje zadania w nadgodzinach.


Nie jest to jedynie kwestia wyboru procesów, ale również oceny, czy wdrożenie automatyzacji w danym kontekście jest zasadne. Firmy muszą rozważyć różne czynniki, takie jak skomplikowanie procesu, ilość pracochłonności, potencjalne korzyści i koszty związane z implementacją. Warto również zwrócić uwagę na elastyczność i skalowalność rozwiązania, aby zapewnić, że jest ono dostosowane do aktualnych i przyszłych potrzeb przedsiębiorstwa.


Brak odpowiedniego przygotowania, zarówno pod względem analizy procesów, jak i strategicznego podejścia do automatyzacji, może prowadzić do poważnych problemów. Projekt może okazać się nieefektywny, a nawet zakończyć się niepowodzeniem. Dlatego kluczowe jest przeprowadzenie dokładnej oceny, zanim podejmie się decyzję o wdrożeniu automatyzacji.


Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu listy procesów, które można zrobotyzować? Skontaktuj się z naszym ekspertem i umów bezpłatną konsultację dotyczącą wdrożenia RPA w Twojej firmie.


Podsumowanie


Wprowadzenie robotyzacji procesów biznesowych to istotny krok w kierunku efektywności i innowacyjności. Korzystając z Kodeksu dobrych praktyk, firma może skutecznie przeciwdziałać potencjalnym przeszkodom, gwarantując współpracę między technologią, ludźmi a strategicznymi celami biznesowymi. Wdrażając zasady tego kodeksu, organizacja nie tylko minimalizuje ryzyko, ale także otwiera drzwi na nowe możliwości rozwoju, zwiększając konkurencyjność i dostosowując się do dynamicznych zmian rynkowych.

bottom of page