top of page

Automatyzacja i robotyzacja. Jak wybrać procesy do przekazania w ręce robotów?

Ile razy w Twojej firmie powtarzalne, nudne zadania zabierały mnóstwo czasu, który mógłby być lepiej wykorzystany na rozwój ważnych projektów? Automatyzacja i robotyzacja mogą być na to świetnym rozwiązaniem. Dzięki nowoczesnym technologiom można zautomatyzować codzienne operacje, oszczędzając czas i pieniądze, eliminując przy tym ludzkie błędy i zwiększając efektywność. Brzmi dobrze, prawda? Ale często pojawia się pytanie: które procesy warto przekazać w ręce robotów, a które lepiej zostawić ludziom?


W tym artykule pokażemy Ci, jak podejść do wyboru procesów do automatyzacji oraz od czego zacząć tę technologiczną rewolucję w Twojej firmie.


Czy automatyzacja i robotyzacja oznaczają to samo?

Automatyzacja i robotyzacja to pojęcia, które często stosuje się zamiennie, jednak oznaczają różne podejścia do usprawniania procesów w firmach. Oba te procesy służą poprawie wydajności, redukcji kosztów oraz minimalizowaniu błędów, ale ich zastosowanie i zakres są nieco odmienne.


Automatyzacja odnosi się do wdrażania technologii, które wykonują określone zadania bez potrzeby interwencji człowieka. Może obejmować zarówno prostą automatyzację, jak na przykład planowanie wysyłki e-maili, jak i bardziej skomplikowane rozwiązania związane z integracją systemów zarządzania produkcją czy księgowością.


Robotyzacja natomiast jest bardziej zaawansowaną formą automatyzacji, polegającą na wykorzystaniu technologii RPA (Robotic Process Automation), które symulują działania człowieka. Robotyzacja pozwala na realizację bardziej skomplikowanych operacji, takich jak przetwarzanie danych, analiza i podejmowanie decyzji oparte na określonych algorytmach. Roboty programowe mogą wykonywać złożone czynności naśladując przy tym ruch myszki lub klawiaturę tak jakby robił to pracownik.


Co oznacza to w praktyce? Zautomatyzowanie działań w określonym procesie nazywamy automatyzacją. Robotyzacja natomiast to wykorzystanie wirtualnych pracowników do wykonywania działań, które wcześniej wymagały ludzkiego udziału.


Jak wybrać procesy do przekazania w ręce robotów?

Decydując o tym, które procesy w firmie powinny zostać poddane automatyzacji i robotyzacji, warto przeanalizować kilka kluczowych czynników. Nie każdy proces jest dobrym kandydatem do automatyzacji, dlatego kluczowe jest przeprowadzenie ich analizy.


Wybierz procesy, które:

  • zajmują nawet 20 minut dziennie,

  • wykonuje się zawsze według tych samych kroków,

  • wymagają zaangażowania dużej liczby osób,

  • zajmują większość czasu pracowników,

  • powodują najwięcej błędów związanych z nieprawidłowym przetworzeniem danych,

  • przetwarzają dużą ilość wrażliwych danych,

  • wymagają pracy na różnych programach,

  • podatne są na wahania wolumenów pracy,

  • często powodują pracę w nadgodzinach.


Od czego zacząć…

Wybór odpowiednich procesów do rozpoczęcia automatyzacji w firmie zależy od specyfiki każdego działu. Aby ułatwić ten proces, poniżej przedstawiamy przykłady działań z różnych obszarów, które są idealnymi kandydatami do robotyzacji.


1. Dział księgowości:

Doskonałym punktem wyjścia są: faktury sprzedażowe i zakupowe, wyciągi bankowe, porównywanie płatności oraz weryfikacja kontrahentów na białej liście. Automatyzacja zadań w finansach i księgowości pozwoli na szybsze przetwarzanie danych finansowych oraz lepszą kontrolę nad płatnościami.


2. Dział logistyki:

Warto zacząć od procesów takich jak sprawdzanie stanu magazynowego, weryfikacja statusu przesyłek, wystawianie dokumentów dla rynków zagranicznych oraz tworzenie dokumentu WZ. Automatyzacja procesów w logistyce i spedycji pozwoli na lepsze zarządzanie zapasami i dokumentacją transportową.


3. Dział operacyjny:

W działach operacyjnych rekomendujemy zacząć od procesów związanych z generowaniem dokumentów dla klientów, składaniem wniosków, a także weryfikacją i wysyłką zaświadczeń. Automatyzacja tych zadań przyspieszy realizację operacji i zapewni większą zgodność z regulacjami.


4. Dział sprzedaży:

Świetnym początkiem będzie generowanie prognoz i raportów sprzedażowych, realizacja zamówień w systemie ERP oraz obsługa seryjnych zamówień. Dzięki automatyzacji tych procesów dział sprzedaży może pracować bardziej efektywnie, zyskując więcej czasu na działania strategiczne.


5. Dział obsługi klienta:

W dziale obsługi klienta warto rozpocząć automatyzację od procesów związanych z wnioskami o wypowiedzenie umowy, weryfikacją polis ubezpieczeniowych oraz wysyłką czeków GIRO.


6. Dział HR:

W działach HR doskonałym punktem wyjścia jest automatyzacja procesów takich jak wprowadzanie delegacji pracowników do systemów oraz księgowanie tych delegacji. Automatyzacja w HR pozwala zaoszczędzić czas na przetwarzanie dokumentacji kadrowej, co usprawnia zarządzanie personelem.


W idealnym świecie robot powinien w pełni automatyzować dany proces, jednak ze względu na jego skomplikowanie, nie zawsze jest to możliwe. Często procesy po prostu wymagają udziału człowieka. Warto pamiętać, że automatyzacja i robotyzacja nie ma na celu całkowitego zastąpienia pracownika, lecz ma go odciążyć od powtarzalnych zadań. Z tego powodu automatyzacji podlega tylko część procesu (np. 50%, 70% czy 90%), a reszta, wymagająca specjalistycznej wiedzy, pozostaje w gestii człowieka.


Czy wiesz, że…

Czy wiesz, że niektóre procesy biznesowe można zrobotyzować w zaledwie kilka dni? Mowa tu o prostych, powtarzalnych zadaniach, które opierają się na pobieraniu danych, archiwizacji dokumentów czy generowaniu potwierdzeń, takich jak UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). W przypadku takich zadań robot może działać nieprzerwanie i z pełną precyzją. Co więcej, wdrożenie tego typu robotyzacji nie wymaga długich analiz ani skomplikowanej integracji z systemami informatycznymi.


bottom of page