Obecny rynek IT, i nie tylko, ulega dynamicznym przemianom. Firmy rywalizują ze sobą w kreowaniu innowacyjnych produktów oraz nowatorskich koncepcji biznesowych. Podobnie ma się sprawa z wprowadzaniem do przedsiębiorstwa rozwiązań opartych o robotyzację procesów biznesowych. Według danych Statista w roku 2020 branża robotyzacyjna miała wartość 1,23 miliarda dolarów, a do 2030 roku wartość ta wzrośnie do około 13,39 miliarda dolarów.
Firmy również coraz lepiej rozumieją wpływ robotyzacji na jakość procesów oraz zauważają potencjalne korzyści generowane przez roboty dla pracowników. Niemniej jednak, jak każda nowa technologia, także i wdrożenie robotyzacji w firmie może napotkać na swojej drodze pewne pułapki i wyzwania.
W tym artykule przyjrzymy się siedmiu najczęstszym błędom popełnianym podczas wdrażania robotyzacji oraz podpowiemy jak ich uniknąć, aby czerpać wymierne korzyści z automatyzacji procesów biznesowych.
1. Brak określonego celu biznesowego
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych podczas wdrażania robotyzacji jest brak jasno określonego celu biznesowego. Oznacza on przystąpienie do automatyzacji procesów bez klarownego zrozumienia, jakie cele chce się osiągnąć poprzez tę inwestycję. Wielu przedsiębiorców wpada w pułapkę myślenia, że automatyzacja sama w sobie przyniesie korzyści. Jednak, bez jasno określonych celów biznesowych trudno jest ocenić, czy wdrożenie robotyzacji rzeczywiście przyniesie oczekiwane rezultaty.
Proponowane rozwiązanie: Wdrożenie robota w firmie zawsze powinno być odpowiedzią na określoną potrzebę. Może to być m.in. ograniczenie kosztów operacyjnych, zwiększenie efektywności procesów, a nawet odciążenie pracowników od wykonywania powtarzalnych i rutynowych czynności. Jeszcze przed podjęciem decyzji inwestycyjnej o wdrożeniu robotyzacji procesów biznesowych, decydenci powinni dokładnie zrozumieć, w jakim stopniu automatyzacja lub robotyzacja przyczynią się do realizacji obecnej strategii firmy oraz wpłyną na jej wydajność.
2. Niewłaściwy dobór procesów
Kolejnym błędem jest niewłaściwy dobór procesów do automatyzacji. Firmy często podejmują się robotyzacji procesów, które nie przynoszą znaczącej wartości dodanej, lub których automatyzacja jest technicznie trudna i nieopłacalna. W efekcie może prowadzić to do marnowania zasobów – również ludzkich - i ograniczenia potencjału wykorzystania technologii RPA.
Proponowane rozwiązanie: Ważne jest, aby dokładnie przeanalizować wszystkie procesy przed podjęciem decyzji o ich automatyzacji. Najlepiej sprawdzą się zadania, których realizacja zajmuje najwięcej czasu, narażone są na ludzkie błędy lub opierają się na żmudnym przeklejaniu danych. Skorzystaj z przygotowanego przez nas Kodeksu dobrych praktyk i sprawdź, jak przygotować się do wdrożenia robotyzacji w firmie.
3. Błędne oszacowanie kosztów i metod liczenia zwrotu z inwestycji
Częstym problemem okazuje się również nieprawidłowe oszacowanie kosztów związanych z wprowadzeniem robotyzacji oraz nieprawidłowy dobór metod oceny opłacalności inwestycji. Firmy nie doszacowują kosztów związanych z implementacją nowych technologii, co może prowadzić do przekroczenia budżetu i opóźnień w realizacji projektu. W skrócie, jest to sytuacja, w której przedsiębiorstwo błędnie szacuje zarówno koszty, jak i oczekiwane korzyści z procesu wdrożenia robotyzacji.
Proponowane rozwiązanie: By uniknąć tego błędu należy przeprowadzić szczegółową analizę wszystkich kosztów związanych z wdrożeniem robotyzacji, uwzględniając nie tylko koszty bezpośrednie, takie jak zakup technologii czy szkolenie personelu, ale również koszty pośrednie, takie jak koszty integracji systemów czy ich utrzymania. W skład kosztów robotyzacji czyli tzw. TCA (Total Cost of Automation) wchodzi licencja, infrastruktura, wdrożenie i utrzymanie. Nie rozpoczynaj automatyzacji procesów od wydawania dziesiątek lub setek tysięcy złotych na subskrypcję oprogramowania Robotic Process Automation zanim nie będziesz pewien, że jesteś ją w minimum 80% wykorzystać od samego początku. Często zdarza się, że firmy wykorzystują od 20 do 50% potencjału posiadanych licencji/subskrypcji, płacąc za nie 100% wartości.
4. Zbytni pośpiech
Pośpiech może być zabójczy dla skutecznego wdrożenia robotyzacji. Firmy często podejmują się automatyzacji zbyt szybko, bez odpowiedniego przygotowania i planowania. W rezultacie, projekty robotyzacyjne mogą być niewystarczająco przemyślane, co może prowadzić do problemów z wydajnością, jakością i bezpieczeństwem.
Proponowane rozwiązanie: Podczas planowania optymalizacji procesów w firmie, należy uwzględnić odpowiednią ilość czasu na przeprowadzenie testów i dokładne dopracowanie zarówno instrukcji, jak i samego procesu wdrożenia. W zależności od stopnia złożoności robota, testy mogą trwać od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy. W przypadku budowy rozwiązania dostosowanego do indywidualnych potrzeb klienta, konieczne jest uwzględnienie wystarczająco długiego czasu na testowanie i dopracowywanie funkcjonalności w harmonogramie prac.
5. Nieodpowiedni wybór technologii i narzędzi RPA
Wybór odpowiedniej technologii i narzędzi do robotyzacji jest kluczowy dla sukcesu projektu automatyzacji. Niestety, wiele firm popełnia błąd wybierając niewłaściwe rozwiązania, które nie spełniają ich potrzeb lub są zbyt skomplikowane w użyciu.
Proponowane rozwiązanie: Ważne jest, aby dokładnie przeanalizować dostępne opcje i wybrać rozwiązanie, które najlepiej odpowiada wymaganiom firmy. Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy lub chcesz porozmawiać o najlepszych rozwiązaniach dla Twojej firmy, skontaktuj się z nami już dziś!
6. Niedostateczne monitorowanie
Niedostateczne monitorowanie postępów projektu może prowadzić do opóźnień w identyfikacji problemów i podejmowaniu działań korygujących. Firmy często bagatelizują znaczenie regularnego monitorowania procesu wdrażania robotyzacji, co może skutkować nieefektywnym wykorzystaniem zasobów i opóźnieniami w realizacji projektu.
Proponowane rozwiązanie: Aby poradzić sobie z niedostatecznym monitorowaniem procesu wdrożenia robotyzacji w firmie należy wdrożyć systematyczne śledzenie postępów projektu, regularnie zbierać dane dotyczące realizacji celów oraz stosować odpowiednie narzędzia do monitorowania i raportowania. Dodatkowo, przeprowadzanie regularnych spotkań kontrolnych oraz tworzenie raportów postępów może okazać się pomocne podczas identyfikacji problemów i podejmowaniu szybkich działań korygujących.
7. Brak zaangażowania zespołu w projekt robotyzacyjny
Ostatnim, ale nie mniej istotnym błędem jest brak zaangażowania zespołu w projekt robotyzacyjny. Sukces wdrożenia automatyzacji wymaga współpracy i zaangażowania wszystkich zainteresowanych stron - włącznie z pracownikami, menedżerami i dostawcami technologii. Brak zaangażowania może prowadzić do oporu ze strony pracowników oraz problemów z akceptacją i wykorzystaniem nowych rozwiązań.
Proponowane rozwiązanie: Kluczowe jest budowanie świadomości i zrozumienia co do korzyści wynikających z automatyzacji procesów. Warto przeprowadzić sesje szkoleniowe, prezentacje lub warsztaty, aby wyjaśnić członkom zespołu, jakie możliwości i korzyści niesie ze sobą robotyzacja. Regularna komunikacja, otwarta dyskusja i nagradzanie osiągnięć mogą również przyczynić się do zwiększenia zaangażowania zespołu w realizację projektu robotyzacyjnego.
Wnioskiem wynikającym z analizy najczęstszych błędów podczas implementacji robotyzacji jest fakt, że droga do sukcesu nie zawsze jest prosta. Jednak, poprzez odpowiednie przygotowanie, uczenie się na popełnionych błędach i skupienie się na celach, można pokonać wszelkie przeszkody. Warto pamiętać, że wdrożenie nowych technologii to nie tylko kwestia biznesowa, ale także szansa na efektywniejsze i satysfakcjonujące rozwiązania w codziennym funkcjonowaniu firmy.